Hace poco, el fundador de eLearning Industry afirmó que las matrices de habilidades son “una de las herramientas más valiosas que puedes utilizar para evaluar las habilidades y competencias de tu personal”.
Del mismo modo, los expertos de Training Industry mencionaron que las matrices de habilidades pueden representar “un punto de inflexión para las organizaciones”.
Las matrices de habilidades pueden ser los pilares clave de las organizaciones basadas en las habilidades y permiten sentar las bases para tener una empresa exitosa con un enfoque centrado en las habilidades.
¿Qué es una matriz de habilidades?
A menudo, se crea en forma de cuadrícula, tabla, gráfico o lista. Es una representación de las habilidades que un empleado tiene o requiere para desempeñar un rol específico. Las matrices de habilidades ayudan a las empresas a identificar las brechas de habilidades, realizar el upskilling de sus empleados, cubrir puestos y mucho más.
En Exness, implementar las matrices de habilidades de manera innovadora definitivamente representó un punto de inflexión. La empresa de tecnología financiera de Chipre, cliente de Degreed, ganó un Degreed Visionary Award de 2024 el mes pasado: el oro por Learning Innovator of the Year (Innovador de aprendizaje del año). Entonces, decidimos entrevistar al equipo de Aprendizaje y desarrollo para entender mejor cómo el uso reciente de las matrices de habilidades en toda la empresa transformó el aprendizaje en la organización.
Para conocer todos los detalles, les hicimos preguntas a Dmitry Shevchenko, líder de Aprendizaje y desarrollo online; Masha Komarova, líder de Desarrollo del talento; y Denis Kasalinskii, especialista sénior en Aprendizaje online.
La historia de Exness: cambios, colaboración y compromiso
Degreed: Hoy hablaremos mucho sobre matrices de habilidades. Pero, primero, expliquemos el contexto. ¿Cómo era el aprendizaje en Exness hace tres años, antes de que ocurrieran todos los cambios positivos a raíz de su premiado programa?
Shevchenko: Teníamos un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) muy simple, con cursos desarrollados de manera interna. A la vez, nuestros empleados tenían necesidades bastante distintas. Somos una empresa técnica con muchos empleados técnicos y que se dirigen a los clientes. Teníamos que ofrecerles a los empleados un sistema de aprendizaje que pudiera satisfacer necesidades de aprendizaje muy diferentes. Queríamos contar con una plataforma que pudiera integrarse con facilidad con otras bibliotecas de contenido y distintas plataformas, y que pudiera utilizar contenido de recursos externos, ya que no tiene sentido desarrollar contenido interno para la mayoría de los temas que requerimos. Por ejemplo, Python. Hay muchos cursos buenos sobre Python en internet, así que ¿por qué crear el nuestro si podemos aprovechar contenido externo?
Durante este tiempo, también notamos que no bastaba con ofrecer meros contenidos a los empleados. Queríamos tener una plataforma, una metodología que pudiera analizar las necesidades de aprendizaje, la situación actual y el dominio de las habilidades, y asignar contenido en función de las necesidades reales de aprendizaje. Por eso, comenzamos a buscar otras soluciones y elegimos Degreed.
Degreed: Alrededor de un año después de haber implementado Degreed, hubo un gran cambio de estrategia que dio lugar al programa de matrices de habilidades por el que ganaron este premio. ¿Cuáles fueron los motivos del cambio?
Shevchenko: Tuvimos que superar algunos desafíos básicos. La empresa crecía rápidamente, y la estructura se complejizaba. Nos dimos cuenta de que algunos empleados con distintos puestos y cargos desempeñaban las mismas funciones. A medida que desarrollábamos todos los niveles de roles, desde júnior hasta sénior, notamos que era fundamental comprender los distintos requisitos de habilidades. Nuestra respuesta fue utilizar las matrices de habilidades a fin de proporcionar metodologías claras de competencia para cada nivel y garantizar que la capacitación para cada tipo de rol sea precisa y eficaz.
Antes, ofrecíamos servicios de capacitación como respuesta a las solicitudes que recibíamos de parte de líderes o para abordar un problema, entre otras. Las solicitudes eran esporádicas y provenían de líderes o empleados individuales. No teníamos una herramienta para identificar un área de crecimiento común válida para una división entera, por ejemplo.
Komarova: Ciertas familias de empleos, digamos, no se encuentran en una única división, sino a lo largo de la estructura empresarial. Por ejemplo, diseñadores, programadores y líderes de proyectos. Estas personas trabajan para distintos equipos, pero realizan trabajos parecidos. Además, la denominación de los empleos no se controlaba adecuadamente. Dependía de los líderes. Teníamos una lista enorme de puestos que debía reducirse, ya que la naturaleza de los roles era, en esencia, la misma.
Esto generaba dudas. Si eras programador, tal vez no veías un rol como el tuyo en un equipo al que te gustaría unirte. Pero, de hecho, el rol existía. O tal vez veías un rol para el que te interesaba postularte, pero, en realidad, no era el trabajo que esperabas.
Para comprender y pulir los roles, naturalmente comenzamos a asignarles habilidades.
Degreed: Ah, entonces eso dio lugar a la formalización de las matrices de habilidades. Hablemos sobre eso un poco más. ¿Cómo era realmente esta nueva dirección? ¿Cómo funciona?
Shevchenko: Actualmente, se integran las matrices de habilidades y las estadísticas impulsadas por los datos para crear un enfoque adaptativo y centrado respecto del desarrollo de los empleados. Las matrices de habilidades identifican las brechas de habilidades, mientras que el análisis de los datos nos ayuda a definir las necesidades de aprendizaje de la organización de manera proactiva. El control continuo permite que el aprendizaje siga siendo pertinente y esté alineado con los objetivos profesionales individuales y aquellos de la organización. Este enfoque no solo mejora las habilidades de los empleados, sino que también incentiva una cultura de aprendizaje continuo, que influye de manera directa en los resultados empresariales medibles, como un mejor rendimiento e innovación.
Degreed: ¿Cómo implementaron el programa de matrices de habilidades?
Shevchenko: Para crear cada matriz, nos ayudaron varios colaboradores expertos, y hubo varias rondas de aprobación. Una parte importante de la estrategia implicaba preparar la infraestructura técnica. Cargamos todas las matrices a Degreed como planes de rol, las estructuramos y desarrollamos un script de middleware de Python. El script, que se ejecuta todas las semanas, asigna de manera automática la matriz de habilidades pertinente a los empleados activos mediante la API. Así, se garantiza que se alineen de forma continua. En total, desarrollamos 590 planes de rol personalizados con habilidades específicas que cubren la mayoría de los roles de Exness.
Además, optimizamos las evaluaciones de habilidades. Los empleados se autoevalúan todos los años en comparación con una matriz de habilidades y un plan de rol de 5 a 8 habilidades, y un líder lleva a cabo una revisión subsiguiente. Así, se identifican las brechas de habilidades y se realizan reuniones individuales de desarrollo, se crean planes de desarrollo individuales y se efectúan acuerdos de capacitación.
Para lograr una evaluación de habilidades más precisa, incorporamos pruebas de terceros. Por ejemplo, un script personalizado de middleware asigna una calificación de habilidades para Inglés de negocios según los resultados de una prueba de nivel externa, lo que mejora la precisión de los datos de habilidades. También realizamos talleres e impartimos capacitaciones integrales para partners empresariales de RR. HH., líderes y empleados, y nos centramos en la importancia de las evaluaciones, su proceso y los próximos pasos.
Además, integramos Degreed con la plataforma de contratación Greenhouse. Así, se optimizó nuestro proceso interno de contratación, lo que dio lugar a un uso coherente de la taxonomía de habilidades y una ocupación de puestos vacantes más sencilla. Esto también motiva a los empleados a mantener sus perfiles actualizados y, por ende, sirve de ayuda para los reclutadores a la hora de buscar candidatos. Asimismo, desarrollamos paneles de control personalizados en Looker Studio de Google para complementar Advanced Analytics de Degreed y categorizamos las habilidades con la asistencia de Chat GPT-4. Esto permite realizar un análisis de datos confiable y una toma de decisiones informada para lograr futuros objetivos de aprendizaje.
Degreed: ¿Y los resultados?
Shevchenko: Alrededor del 85 % de los empleados ahora cuenta con una matriz de habilidades válida. Esto dio lugar a un aumento en las actualizaciones de los perfiles de Degreed y en las actividades de calificación de habilidades. Observamos que el 65 % de los empleados califica todas sus habilidades en la matriz y que el 40 % recibe calificaciones de habilidades completas de líderes.
En general, contribuyó a un desarrollo sorprendente de la actividad de aprendizaje. La cantidad de elementos vistos es un 88 % más alta y la cantidad de finalizaciones, un 42 % más alta.
También reaccionamos mucho menos. Somos proactivos. Nuestro equipo de Aprendizaje y desarrollo global ahora basa sus decisiones en datos concretos de evaluaciones de habilidades. Este año, personalizamos las capacitaciones centralizadas, no solo según las necesidades de los jefes de las divisiones, sino en función de datos reales de los empleados. Así, las capacitaciones se volvieron más pertinentes. Nuestras iniciativas de aprendizaje ahora son más precisas y generan un mayor impacto.
Por ejemplo, se lanzó de manera oportuna un plan pertinente debido a un aumento en las consultas de búsqueda de GoLang. Esto coincidió con el pase de un proyecto importante de Python a GoLang. El plan rápidamente se volvió uno de nuestros recursos más utilizados. Incluso utilizamos datos de habilidades del programa para ayudar a contratar participantes en el programa “Exness Masters”. Se compone de 25 expertos en la materia (SME) de toda la empresa que gestionan contenido e imparten capacitaciones de par a par.
Degreed: ¿Qué lecciones aprendieron a lo largo del proceso? ¿Tienen algún consejo para alguien que intente aplicar este enfoque?
Shevchenko: Involucrar a líderes y expertos en el tema para desarrollar matrices de habilidades fue fundamental. Además, organizar talleres presenciales específicos para distintos grupos nos ayudó a involucrar a los empleados, y la comunicación cambió. Destacamos la importancia del proyecto y sus beneficios para ambas partes, y creemos que impulsó los índices de participación y la precisión de las evaluaciones de habilidades.
Kasalinskii: También creamos actividades para fomentar la participación. Todos los meses, realizamos sesiones informativas en la empresa. En ocasiones, son para un departamento o división en particular. Otras veces, anunciamos que ese mes organizamos una sesión informativa libre, para que quienes estén interesados puedan inscribirse. Al final de cada trimestre, intentamos calcular quién es el aprendiz online activo destacado en Degreed, y le obsequiamos una sudadera de nuestra marca. Creamos nuestra propia marca de Aprendizaje y desarrollo, “Learning Never Stops” (El aprendizaje nunca se detiene).
Lo importante es que lo hacemos constantemente. Si lo haces constantemente, funcionará.
