Un budget de formation peut être rapidement gaspillé, parfois plus vite que l’on ne pense. Cela peut s’expliquer par la tendance des responsables L&D à considérer cet investissement comme forcément bénéfique, quel que soit le contenu ou sa pertinence. Soyons clairs : la formation est une bonne chose. Cependant, dans un contexte où les budgets diminuent et où les déficits de compétences se multiplient, le L&D doit viser plus juste en répondant aux besoins concrets des organisations.
C’est avant tout un problème d’alignement. En effet, de nombreuses entreprises investissent dans des formations qui, bien qu’utiles, ne parviennent pas à répondre à leurs besoins essentiels. En général, les organisations tombent dans trois pièges qui nuisent à l’alignement de leur budget de formation, et il est temps de ne plus reproduire ces erreurs majeures.
Des objectifs de formation précis
Où se situe le manque d’alignement des entreprises lorsqu’elles investissent (et parfois gaspillent) leur budget de formation ? C’est une question cruciale. Pour y remédier, les responsables L&D doivent impérativement maîtriser les trois critères suivants :
- Le budget annuel alloué à la formation
- Les objectifs à atteindre grâce à la formation
- Les délais fixés pour les réaliser
La plupart d’entre vous connaissent le budget de formation à leur disposition, même si, parfois, vous préféreriez sans doute l’oublier.
En règle générale, l’échec des initiatives de formation est plutôt lié aux deux autres critères. La règle d’or ? Évitez les suppositions et l’improvisation. Ne vous contentez pas des indications données par vos dirigeants deux semaines plus tôt, et ne vous appuyez pas sur des objectifs vagues ou superficiels. Concertez-vous avec les différents responsables pour cerner les types de formation qui aideront l’entreprise à fonctionner et à préserver son avantage concurrentiel.
Pour aller plus loin, recueillez des données, analysez-les, puis présentez à vos supérieurs un rapport clair mettant en lumière les déficits de compétences actuels et futurs, ainsi que les autres besoins critiques à combler. Préparez une liste aussi détaillée que possible (l’exemple ci-dessous peut vous aider à montrer à vos responsables le niveau de détail attendu).
Exemple d’objectifs de formation
Avec un budget annuel de formation de 25 000 $, votre direction souhaite :
– recruter cinq nouveaux collaborateurs ;
– maintenir la compétitivité du produit, en approfondissant les compétences de deux collaborateurs dans le domaine de la blockchain, au cours des six à huit prochains mois ;
– mettre en place un programme annuel de leadership destiné à cinq managers prometteurs.
Première erreur : un manque d’alignement des ressources de formation
Votre budget est-il consacré à vos besoins essentiels en matière de formation ?
Chaque type d’apprentissage est unique : apprendre de nouvelles politiques de sécurité et acquérir une nouvelle compétence sont, par exemple, deux processus très différents qui exigent des ressources et des durées adaptées. Négliger ces particularités, c’est prendre le risque de gaspiller des ressources précieuses.
Vos investissements gagnent en efficacité lorsque vous identifiez clairement vos besoins en formation. Pour simplifier la planification de votre budget, classez vos dépenses en trois types d’expériences clés pour la formation de vos équipes :
- La formation de base
- La formation au quotidien
- Le développement ciblé des compétences
Comme le montre le schéma, chacune de ces catégories requiert un environnement d’apprentissage spécifique, ainsi qu’un investissement en temps et des ressources adaptés. Si certaines formations peuvent être proposées à de larges groupes grâce à des contenus courts et faciles à assimiler, il est évident que 10 à 15 heures ne suffisent pas pour maîtriser Python. Les trois catégories d’expériences sont indispensables à toutes les entreprises, mais chaque organisation possède des besoins uniques. Votre mission est donc d’ajuster votre budget afin de proposer à vos collaborateurs des solutions adaptées leur permettant d’accéder aux formations pertinentes.
Si le développement de compétences est une priorité majeure, interrogez-vous sur les ressources que vous utilisez habituellement. En effet, face à un déficit de compétences toujours plus important, un développement ciblé est plus que jamais essentiel. Pourtant, la plupart des programmes et ressources traditionnels ne répondent pas à ces enjeux. Dans les prochaines années, la principale erreur sera d’investir dans des solutions obsolètes en espérant des résultats adaptés aux besoins de demain. Ne tombez pas dans ce piège !
Un piège courant : le recours à des licences de contenu onéreuses pour développer les compétences
L’une des solutions les plus répandues pour développer les compétences des collaborateurs est d’offrir à toute l’entreprise un accès à des ressources telles que LinkedIn Learning. Si celles-ci peuvent être pertinentes dans certains contextes, elles ne constituent pas une réponse optimale. Consacrer une part importante de votre budget à une licence de contenu coûteuse risque en effet de limiter les moyens disponibles pour d’autres activités de formation et de réduire leur efficacité. Un ingénieur y trouvera peut-être six à dix cours utiles de dix heures chacun, mais cela restera insuffisant pour maîtriser un nouveau langage de programmation.
Une meilleure approche
Si les compétences sont votre priorité, privilégiez des licences de contenu spécialisé et des programmes axés sur des savoir-faire immédiatement exploitables. Investissez dans des expériences intensives et limitées dans le temps, telles que des cours intensifs, des programmes de certification ou des académies, conçues pour développer les compétences essentielles à votre organisation.
Deuxième erreur : une mauvaise gestion du temps
Gaspillez-vous votre budget dans des programmes de formation trop longs ?
Avec l’accélération au travail, les entreprises doivent redoubler de vigilance quant à la durée de leurs programmes de formation. Soyons honnêtes : certains de ces programmes exigent tout simplement trop de temps pour offrir un retour sur investissement satisfaisant, que ce soit pour vous ou pour vos collaborateurs. Cela est particulièrement vrai pour des programmes populaires comme les diplômes universitaires que l’on peut se faire rembourser et qui s’étalent sur plusieurs années.
Ce changement de rythme s’explique par les avancées technologiques qui accélèrent l’obsolescence des compétences professionnelles. Selon un rapport d’IBM, « leur demi-vie était auparavant estimée entre dix et quinze ans », mais aujourd’hui elle n’est plus que d’environ cinq ans, « voire moins pour les compétences techniques ». Lorsque leur pertinence durait près d’une décennie, il était logique pour les entreprises d’investir dans des programmes s’étalant sur plusieurs années. Mais dans le contexte actuel, de tels délais ne sont plus acceptables.
Tout comme les organisations, les collaborateurs disposent de moins en moins de temps à consacrer à de longues formations. Pour s’en convaincre, il suffit d’examiner le parcours professionnel d’une personne exerçant dans le secteur des nouvelles technologies, où il est désormais courant de changer d’employeur tous les deux ans environ. Ce phénomène ne se limite d’ailleurs pas à ce secteur. Aux États-Unis, la fidélité des collaborateurs envers une entreprise ne cesse de diminuer. Entre 2012 et 2022, « l’ancienneté médiane a chuté de 11 %, passant de 4,6 années à 4,1 années ». Si vos collaborateurs ne restent que quelques années seulement, des programmes de formation pluriannuels ne permettent pas d’acquérir les compétences dont vous et vos équipes avez besoin.
Un piège courant : investir dans de longs programmes d’enseignement supérieur pour développer rapidement des compétences
Le remboursement des programmes d’enseignement supérieur est une pratique courante en entreprise, mais ceux-ci ne permettent pas de développer rapidement les compétences. Si vous devez combler un déficit de compétences aussi vite que possible, investir 5 250 $ dans un programme sur plusieurs années n’est pas une solution optimale. En effet, outre l’investissement considérable en temps et en argent, l’obtention d’un diplôme ne garantit pas des compétences immédiatement exploitables.
Une meilleure approche
Réorientez le budget destiné à ces programmes vers des initiatives plus courtes qui permettent d’acquérir des compétences immédiatement exploitables. Des solutions comme des cours intensifs, des programmes de certification ou des académies permettent de respecter les contraintes de temps des entreprises. Par ailleurs, celles-ci s’intègrent souvent dans le cadre professionnel, ce qui permet d’optimiser les efforts des collaborateurs.
Troisième erreur : une mauvaise prise en compte de l’évolutivité
Abusez-vous des ressources génériques et coûteuses qui prétendent convenir à tout le monde ?
Proposer un accès à des ressources de formation inadaptées pour l’ensemble de l’entreprise est une autre manière de dilapider votre budget de formation. De nos jours, de nombreux fournisseurs de solutions SaaS offrent des réductions pour les clients qui optent pour une licence d’entreprise. À première vue, ces offres permettent de réaliser d’importantes économies. Cependant, les apparences sont parfois trompeuses.
En effet, compte tenu du coût de ces licences, il est indispensable d’atteindre un taux d’utilisation suffisamment élevé pour garantir leur rentabilité. Lorsque l’ensemble de vos collaborateurs a quotidiennement recours à cet outil, comme Zoom, une telle licence peut représenter une véritable économie. Toutefois, certaines ressources ou initiatives de formation peuvent ne pas être suffisamment utilisées, ce qui limite l’engagement de vos équipes et freine le développement de leurs compétences.
Un piège courant : se cantonner à un seul fournisseur de licence de contenu
De nombreuses sociétés investissent dans des licences d’entreprise coûteuses pour accéder à du contenu, sans que leur usage ne justifie toujours une telle dépense. Certes, tout dépend des objectifs de formation et des ressources concernées. Cependant, en général, l’utilisation, l’engagement et l’efficacité des formations diminuent lorsque les ressources mises à disposition manquent de personnalisation ou que leur contenu n’est pas assez spécialisé.
Une meilleure approche
Plutôt que d’investir dans des solutions à grande échelle nécessitant une utilisation intensive pour être rentable, les entreprises peuvent concentrer leurs dépenses sur des contenus spécialisés et des expériences pratiques. Cette approche permet d’impliquer les collaborateurs dont le développement de nouvelles compétences aura le plus grand impact sur la productivité, le leadership et l’innovation. Par exemple, Checkr, une société visionnaire dans le domaine des ressources humaines, a économisé 50 000 $ en annulant sa licence d’entreprise. À la place, elle a encouragé ses collaborateurs à utiliser des licences via une marketplace de contenus.
Aligner votre budget de formation pour une dépense plus efficiente
Il est temps d’examiner votre budget de formation avec un regard critique. Vérifiez si vous faites l’une des trois erreurs classiques liées à l’alignement et, le cas échéant, prenez les mesures nécessaires pour les corriger. En évitant ces pièges, vous donnerez à votre organisation un avantage concurrentiel décisif. Pourquoi ? Parce que, même s’ils diminuent, les budgets de formation sont plus essentiels que jamais aux activités de l’entreprise.
La réussite réside dans une gestion avisée et stratégique des budgets, même restreints.
Pour découvrir d’autres façons de moderniser votre programme de formation, consultez « 5 stratégies pour moderniser les aides à la formation (au bénéfice de tous !) ».