Es fácil malgastar un presupuesto para el aprendizaje: engañosamente fácil. Quizás se debe a que los directivos a cargo de esa área creen que el aprendizaje es algo positivo, más allá del tema estudiado o de lo práctico que resulte. Dejemos algo en claro: el aprendizaje es algo positivo. Pero como los presupuestos son cada vez más limitados y las brechas de habilidades se siguen ensanchando, las empresas no se pueden permitir que simplemente sea algo positivo o beneficioso. Hoy en día, deben priorizar el aprendizaje que más necesitan.
Lo que notamos aquí es una falta de adecuación. Demasiadas empresas destinan fondos a actividades de aprendizaje que dan ciertos frutos, pero esos frutos no sirven para abordar lo que más necesitan. Por lo general, las empresas cometen tres errores de adecuación con su presupuesto para el aprendizaje, tres errores mayúsculos que no nos podemos permitir.
Hay que conocer los objetivos de aprendizaje
¿Qué factores son los que no adecúan las empresas cuando invierten (y luego malgastan) su presupuesto para el aprendizaje? Excelente pregunta. Para conocer la respuesta, los directivos a cargo de este aspecto deben estar al tanto de tres cuestiones:
- el presupuesto anual para el aprendizaje
- los objetivos que se deben cumplir con el aprendizaje
- el plazo para concretar esos objetivos
Si estás leyendo este artículo, seguramente sabes qué cantidad de dinero se destina al aprendizaje. Es algo imposible de olvidar, aun intentándolo.
Por lo general, las iniciativas de aprendizaje fallan en el segundo o tercer aspecto. Con esto no se pueden hacer suposiciones. Hay que olvidarse de las conjeturas. Ni siquiera se puede confiar en lo dicho por los altos ejecutivos hace dos semanas. Y tampoco se pueden aceptar objetivos imprecisos ni que causen una falsa sensación de satisfacción. Es imprescindible ponerse en contacto con otros directivos y averiguar qué tipo particular de aprendizaje necesita la empresa para seguir adelante y poder competir.
Mejor aún, hay que recabar datos, analizarlos y presentarse ante los altos ejecutivos con una investigación sobre las brechas actuales de habilidades, las futuras y otras necesidades de aprendizaje fundamentales que se deben atender. Conviene hacer una lista: cuanto más específica sea, mejor. (Puedes usar el ejemplo de más abajo para ilustrar frente a los directivos lo explícita que debe ser).
Ejemplo de objetivos de aprendizaje
Con un presupuesto anual de USD 25 000 para el aprendizaje, los altos ejecutivos quieren lograr lo siguiente:
– realizar el onboarding de cinco empleados nuevos;
– lograr que el producto siga siendo competitivo, para lo cual desean que dos empleados adquieran más habilidades sobre blockchain en los próximos seis a ocho meses;
– gestionar un programa anual de liderazgo para cinco líderes prometedores.
Primer error: no adecuar los recursos de aprendizaje
¿Destinas fondos a las necesidades de aprendizaje fundamentales?
No todas las actividades de aprendizaje son iguales: el modo en que un empleado aprende nuevas normas de seguridad difiere de cómo desarrolla una habilidad nueva. Para cada tipo de aprendizaje se necesitan recursos y plazos distintos, y si no se reconocen esas diferencias, se malgastan los fondos.
Las inversiones son más rentables cuando se diferencian los tipos de aprendizaje que necesita la empresa. A fin de simplificar la planificación del presupuesto para el aprendizaje, conviene categorizar los gastos en tres experiencias esenciales para el personal:
- capacitación de base
- aprendizaje diario
- desarrollo de habilidades específicas
Como se observa en la imagen, cada una de estas categorías requiere entornos de aprendizaje, plazos y recursos distintos. Si bien se pueden dictar capacitaciones en grupos numerosos usando contenidos breves y fáciles de asimilar, para aprender Python no alcanza con 10 a 15 horas. Las tres experiencias de aprendizaje son vitales para las empresas, pero cada compañía es un mundo. Hay que adaptar el presupuesto para poder darles a los empleados los recursos que faciliten el tipo de aprendizaje adecuado.
Si la prioridad número uno es desarrollar habilidades, se deben analizar a fondo los recursos tradicionales. Como la brecha de habilidades se ensancha día a día, el desarrollo de competencias cobra cada vez más importancia, ya que es fundamental atender esa necesidad de aprendizaje. Sin embargo, no muchos de los programas y recursos de aprendizaje actuales de las empresas sirven para paliar tal necesidad. Sin duda, en los próximos años el modo más habitual en que se desaprovecharán los fondos destinados al aprendizaje será en inversiones en programas tradicionales, con la expectativa de que el desarrollo de habilidades siga como siempre. ¡No hay que ser como esas empresas!
Un error habitual: usar licencias de contenido costosas para desarrollar habilidades
Una de las formas más típicas en que las empresas se ocupan del desarrollo del personal es dándole acceso a recursos como LinkedIn Learning. Hay un momento, un lugar y un fin para este tipo de recursos, pero el desarrollo de habilidades no es uno de ellos. Si se dedica una parte importante del presupuesto a una licencia de contenido costosa, algunas capacitaciones terminan quedando cortas. Por ejemplo, a un ingeniero le pueden resultar útiles entre seis y diez cursos de unas diez horas cada uno, pero tal vez no le alcancen para aprender a programar con un lenguaje nuevo.
Una solución superadora
Si el objetivo son las habilidades, los fondos dedicados a las licencias de contenido se deben reasignar a programas de contenidos especializados y basados en habilidades que se puedan aplicar directamente en el trabajo. Hay que invertir en experiencias intensivas de duración limitada, como talleres de capacitación, programas con certificado y academias que incluyan contenidos específicos sobre las habilidades que se necesitan.
Segundo error: organizar mal el tiempo
¿Estás desperdiciando fondos en programas de aprendizaje que llevan demasiado tiempo?
El mundo del trabajo se está acelerando, y las empresas deben tener en cuenta cada vez más la duración de sus programas de aprendizaje. Hablando sin rodeos, la realidad es que algunos programas de aprendizaje tardan demasiado en ser redituables para la empresa y sus empleados, sobre todo los que se reembolsan y llevan años, como los diplomas universitarios.
¿Por qué cambió el ritmo? La velocidad inaudita de los avances tecnológicos acortó la vida útil de las habilidades. Según un informe publicado por IBM, “antes se calculaba que la semivida de las habilidades profesionales era de entre 10 y 15 años“, pero hoy en día es de unos cinco “e incluso menos si se trata de habilidades técnicas”. Cuando las habilidades duraban casi una década, las empresas podían invertir en programas de aprendizaje que a los empleados les llevaran unos años. Ahora, dedicar años a desarrollar una habilidad que en poco tiempo quedará obsoleta no tiene mucho sentido desde el punto de vista económico.
Si bien las empresas tienen menos tiempo, a los empleados les pasa lo mismo. Basta con leer por encima el currículum de alguien que trabaje en el sector tecnológico. Lo más probable es que haya cambiado de empresa más o menos cada dos años. Y los empleados tecnológicos no son los únicos que juegan al juego de la silla: en Estados Unidos, el promedio de tiempo que los empleados se quedan en una empresa sigue cayendo. Entre el 2012 y el 2022, “la permanencia media en los puestos de trabajo bajó casi un 11 %, de 4,6 a 4,1 años”. Si un empleado se queda apenas unos años, asignarle un programa de aprendizaje que tarda años en dar resultados no sirve para que adquiera las habilidades necesarias tanto para él como para la empresa.
Un error habitual: invertir en programas largos de educación superior para desarrollar habilidades con rapidez
Los programas de educación superior con reembolso son uno de los programas corporativos de aprendizaje más buscados, pero no se adecúan a los plazos de muchas empresas cuando hay que desarrollar habilidades rápido. Si una compañía necesita cerrar las brechas de habilidades cuanto antes, no es buena idea que ponga USD 5250 anuales en un programa de varios años. Es una forma de malgastar un montón de dinero y tiempo que probablemente no tenga. Además, un diploma no garantiza habilidades aplicables en el trabajo.
Una solución superadora
Lo ideal es aprovechar el presupuesto de reembolsos para educación superior y usarlo para programas más breves centrados en habilidades que se puedan aplicar al trabajo. Otros programas, como los talleres de capacitación, los programas con certificado y las academias, se adaptan a plazos más cortos y permiten que los empleados concilien sus esfuerzos, ya que por lo general los pueden hacer mientras trabajan.
Tercer error: no tener en cuenta el alcance
¿Estás invirtiendo demasiado en recursos de aprendizaje generales e inespecíficos que cuestan mucho dinero?
Otra manera fácil de malgastar el presupuesto para el aprendizaje es despilfarrarlo en recursos con acceso para toda la compañía. Hoy, muchas empresas de SaaS ofrecen descuentos para los clientes que optan por licencias para todos los empleados. Con estas oportunidades, las empresas se ahorran un dineral, pero esos fondos hacen agua por otros lados.
Las licencias para toda la compañía no son baratas, así que se deben aprovechar bien para que haya un verdadero ahorro. Cuando todos los empleados usan una herramienta como Zoom a diario, conviene comprar ese tipo de licencia. Pero según el recurso o programa de aprendizaje, quizás no se llegue a usar tanto como hace falta para que los empleados se comprometan de verdad o desarrollen habilidades.
Un error habitual: encerrarse en una licencia de contenidos de un solo proveedor
Muchas empresas invierten en licencias de contenido costosas para la totalidad de los empleados, pero no las aprovechan lo suficiente como para que el gasto se justifique. Desde luego, todo depende de los objetivos de aprendizaje y del recurso en cuestión. Sin embargo, si el recurso adquirido para todos no permite personalizarlo ni acceder a contenidos especializados, por lo general se desaprovecha, se aprende menos y el compromiso es menor.
Una solución superadora
En lugar de comprar soluciones costosas para toda la compañía que requieren un uso intensivo para ser rentables, las empresas pueden asignar sus fondos a contenidos especializados y experiencias prácticas, así como a incentivar a los empleados que, al adquirir nuevas habilidades, puedan influir más en la productividad, la capacidad de liderazgo y la innovación. Checkr, una innovadora empresa de RR. HH., ahorró USD 50 000 tras cancelar su licencia para toda la compañía y optar por que los empleados solicitaran licencias individuales a la carta en un mercado de contenidos.
Para invertir con más inteligencia, hay que adecuar el presupuesto para el aprendizaje.
Llegó el momento de reflexionar a fondo sobre el presupuesto para el aprendizaje. Es necesario evaluar si se están cometiendo estos tres errores habituales de adecuación al presupuesto actual y enderezar el rumbo. Si se evitan estos errores a futuro, la empresa puede aventajar a las demás. ¿Por qué? Porque si bien los presupuestos para el aprendizaje se siguen achicando, son más fundamentales que nunca para prosperar.
Para conocer otras formas de actualizar el programa de aprendizaje, recomendamos el artículo “5 maneras de modernizar el apoyo para gastos de matrícula [¡para que todos salgan beneficiados!].