Tal como está sucediendo en casi todos los sectores del planeta Tierra, la IA está transformando el aprendizaje y desarrollo. Según un estudio realizado en 2023 por Training Magazine, más de uno de cada cinco equipos de Aprendizaje y Desarrollo invierten solo en IA generativa. Usan la IA para todo, ya sea recomendar o gestionar contenidos o adaptar el aprendizaje a las brechas de habilidades.
De todos modos, si bien la gestión y la creación de contenido es más fácil que nunca con la IA, el rol de los seres humanos ha cobrado una importancia fundamental. Los profesionales de Aprendizaje y Desarrollo siguen siendo los expertos en juzgar cuándo conviene crear contenido y cuándo gestionarlo. Y son los que garantizan que el contenido dé resultado.
Te mostramos cómo elegir entre creación y gestión de contenido para el aprendizaje (y cómo hacer una buena gestión) para que saques el máximo provecho de tus iniciativas y potencies el ROI.
Fundamentos: creación o gestión de contenido
Muchas empresas desestiman la posibilidad de gestionar contenido para elaborar itinerarios de aprendizaje. Creen que les resultará mucho más fácil crear justo lo que necesitan en lugar de tratar de encontrar el recurso ideal en una base de contenidos o, si se atreven, en los terrenos inexplorados de Internet. Pero lo cierto es que se equivocan.
Qué es la gestión de contenido (y qué no es)
Y, digamos la verdad, si somos los propietarios de todo nuestro contenido de aprendizaje y, por si fuera poco, le agregamos la marca de la empresa, quedamos como reyes indiscutidos. Pero en realidad, en la mayoría de los casos, con una gestión se consigue que el aprendizaje sea más atractivo para los empleados en menos tiempo y por menos dinero que si se crea el contenido. Siempre y cuando esa gestión se haga bien.
Imaginemos que somos el gestor de un museo y estamos montando una exposición. Si nuestra intención es educar a los niños sobre sus dinosaurios favoritos o a los adultos sobre sus personajes históricos preferidos, no pondríamos un montón de objetos en una sala y dejaríamos a los visitantes del museo a su suerte. Crearíamos una experiencia. Les daríamos un mapa. Y haríamos todo lo posible para que aprendan algo útil.
Los itinerarios de aprendizaje son como las experiencias en los museos, y cada contenido es como un objeto en exposición. Sin una placa bien ubicada que explique su significado, no tiene mucho sentido. El contenido, al igual que los objetos, debe aparecer en un contexto. Debe contar una historia con un principio y un desenlace bien definidos. Y debe ser pertinente y práctico.
Creación o gestión de contenido: ¿qué conviene hacer?
Entonces, ¿qué es mejor: crear o gestionar contenido? Seamos sinceros: es una pregunta capciosa, al menos en lo que respecta a la estrategia general de aprendizaje y desarrollo. Hay que hacer ambas cosas. Gestionar contenido la mayor parte del tiempo, pero crearlo cuando haga falta.
Cuándo conviene gestionar contenido:
- Cuando el tema es habitual en tu sector: Hay muchas posibilidades de que ya exista contenido de excelente calidad, así que ¡sal a buscarlo!
- Cuando hay poco tiempo o presupuesto: Cosa que sucede casi siempre, ¿no? La gestión es más económica y rápida que la creación.
- En los sectores con cambios muy rápidos: Actualizar contenido gestionado también es más rápido y económico que crear contenido de cero cada vez que hay cambios en el sector.
- Antes de invertir en contenido personalizado: Hoy, Internet tiene más contenido de aprendizaje que nunca. Incluso si tu tema parece muy especializado, seguramente valga la pena hacer una pequeña búsqueda.
Cuándo conviene crear:
- Cuando el tema es superespecializado o avanzado: Quizás te cueste encontrar contenido de calidad al que se pueda acceder sin restricciones.
- Para conocimientos específicos de una empresa o departamento: Tus procesos, productos, clientes y tu branding son únicos.
- Cuando falta algo: Para salvar la distancia entre el conocimiento y la implementación, crea contenido sobre proyectos y tareas personalizados.
- Cuando cuentas con excelentes expertos en la materia: Las organizaciones con los mejores talentos están preparadas para encabezar la creación de contenido en su sector.
Los errores más habituales al gestionar contenido (y qué se recomienda)
Al gestionar contenido, es fácil dar un paso en falso, incluso si se tiene mucha experiencia en el ámbito del aprendizaje y desarrollo. Por eso, consultamos a nuestros expertos internos que trabajan con clientes de Degreed a diario para crear programas y les pedimos consejos para evitar los errores más habituales al gestionar contenido de aprendizaje.
Error n.º 1: la sobrecarga de contenido
Para la mayoría de los temas, encontrarás muchísimo más contenido del que puedes usar, y algunos materiales… dejarán bastante que desear. Separar la paja del trigo puede resultar abrumador, así que te conviene estructurar un poco tu búsqueda.
Práctica recomendada
Usa una lista de verificación y descarta todo lo que no sirva. Aquí te presentamos una lista básica, pero adáptala a tus preferencias y al tema:
- ¿Es breve y conciso?
- ¿Es simple y pertinente?
- ¿Es adecuado para un público profesional?
- ¿El tono es apropiado (no muy informal ni muy propagandístico)?
- ¿Las ventanas emergentes y otras interrupciones son tolerables?
- ¿Es totalmente gratuito y de acceso libre? (Para muchos, tres artículos gratis al mes no son suficientes).
Error n.º 2: crear listas de reproducción en lugar de itinerarios
Si tus cursos se parecen más a una lista de reproducción que a una exposición, el aprendiz se está perdiendo una oportunidad y tu organización también. Crear una lista de reproducción es como llenar un museo de objetos sin incluir un relato.
Práctica recomendada
Imagina que eres el guía del proceso de aprendizaje. Narra la experiencia explicando cómo consumir el contenido, cómo usar los conocimientos y por qué son importantes. Piensa bien el orden que se debería seguir y plantéalo con claridad. ¿En qué momentos convendría hacer una pausa?
Destaca lo más valioso del contenido. Advierte las limitaciones, por ejemplo en qué se equivoca el creador y en cuáles aspectos las prácticas de tu empresa son diferentes. Por último, relaciona los conceptos con el trabajo y haz hincapié en los beneficios para el aprendiz. ¿Cómo se puede aplicar lo aprendido en este preciso momento?
Error n.º 3: planificar itinerarios largos e intrincados
Al cabo de unas tres horas en mis museos favoritos, ya empiezo a abstraerme en mis pensamientos y a planear la cena. Y la mayoría de las personas que conozco abandonan mucho antes.
Cuando uno encuentra un montón de contenido de buena calidad, es tentador crear itinerarios de cuatro o seis horas de duración. Pero los itinerarios largos son como las listas de quehaceres interminables: parecen abrumadoras hasta que se las divide en tareas más breves y manejables.
Práctica recomendada
Apunta a itinerarios de entre 60 y 90 minutos de duración y divídelos en tres o cuatro secciones. Organiza el aprendizaje en fracciones fáciles de asimilar. Terminarás con sesiones de aprendizaje de entre 15 y 20 minutos, que parecen más factibles.
Considera la posibilidad de agrupar elementos más breves aún para crear oportunidades de microaprendizaje. Los líderes pueden intercalar una microlección entre dos llamadas, mientras que los desarrolladores de software pueden rematar varias microlecciones mientras se compila su código. Cuanto más puedas concentrar el contenido en fragmentos, más sesiones de aprendizaje logrará intercalar el personal a lo largo de su jornada.
Error n.º 4: ocultar lo más útil
No te prives de señalarle a la gente cuáles son las mejores partes de un video o un artículo largo. El Louvre no esconde la Mona Lisa en un rincón oscuro del sótano, así que no ocultes tus tesoros en un mar de contenido menos pertinente.
Práctica recomendada
Señálales a los aprendices la parte más importante del contenido y aclara que el resto es contexto, optativo o intrascendente. Para los videos y pódcast, indica los fragmentos exactos. En el caso de los artículos y documentos internos, usa enlaces de navegación.
Error n.º 5: acaparar todas las responsabilidades de gestión
Tu especialidad es el aprendizaje, y hay muchos temas que puedes gestionar bien. Pero eso no significa que seas la persona más indicada para gestionar todo. Es muy probable que en tu organización haya expertos en la materia que puedan discernir mejor el contenido de más alta calidad y aportar un contexto esclarecedor que a ti no se te habría ocurrido.
Si los ayudas un poco, los expertos en la materia también pueden ser excelentes gestores y contribuir a que tu organización adopte una cultura en la que se prioricen las habilidades.
Práctica recomendada
Pídele a un experto en la materia que te ayude a gestionar contenido y prepararás un excelente itinerario de aprendizaje. Enséñale a un experto en la materia a gestionar contenido y no parará de crear itinerarios. Si pudieras realizar el upskilling de un experto en la materia por cada función para crear apenas un itinerario por mes, ¿cuánto aumentaría tu capacidad?
Cómo gestionar el rumbo de una organización para que priorice las habilidades
La gestión de contenido es más rápida, económica y fácil que la creación, pero hacerla bien es lo que marca la diferencia para potenciar al máximo el ROI del aprendizaje y desarrollo: un personal con excelentes habilidades que impulse tu organización.
Además, las organizaciones que destinan recursos para convertirse en gestores avezados (en lugar de creadores por defecto) definen las prácticas recomendadas que pueden adoptar los trabajadores con otras especializaciones. Y eso es fundamental para el futuro de cualquier organización que priorice las habilidades. Porque esas organizaciones avanzan gracias a personas que priorizan las habilidades.
Lograr que un ejército de expertos en la materia con upskilling realicen el upskilling de tu personal puede parecer una meta muy elevada. Y lo es. Pocas organizaciones han alcanzado ese nivel de aprendizaje y desarrollo que prioriza las habilidades, pero muchas se encuentran en ese proceso. Son las mismas organizaciones que disponen de sólidos contenidos generados por los usuarios y programas de coaching por pares y aprovechan la metodología de aprendizaje Seek, Sense, Share (Buscar, internalizar, compartir, contenido en inglés).