Así que estás pensando en comprar nueva tecnología de aprendizaje.
¡Qué bueno! Pero ten cuidado.
Antes de pasar la tarjeta de crédito de la empresa, sé prudente y fíjate bien en qué te estás metiendo. Casi seguro estás por iniciar un proceso de licitación o adquisición, que normalmente implica una solicitud de información (RFI), una solicitud de propuestas (RFP) o una solicitud de presupuesto (RFQ), que se conocen colectivamente como RFX.
Si el proceso de licitación no se lleva adelante con cuidado, podría causar importantes retrasos en tu cronograma o hasta frenar en seco tu proyecto.
El proceso de RFX: un desafío que vale la pena
El proceso de licitación es obligatorio para hacer compras importantes en muchas empresas. Cuando se interpone entre tú y la solución de aprendizaje ideal, puede resultar molesto o hasta sumamente desalentador.
El proceso de licitación es demandante. Sin embargo, si lo haces bien, también es una herramienta fundamental que vale la pena el esfuerzo. Cuando se lleva adelante de la manera correcta, puede ahorrar trabajo y evitar que la organización se atasque con una herramienta que no hace lo que debería: contribuir al crecimiento del personal para impulsar los objetivos prioritarios de la organización.
“Todo proceso de investigación comienza con una hipótesis y lo mismo se aplica a la compra o adquisición de nueva tecnología de aprendizaje”, explica Dan Carlson, líder sénior de Estadísticas del Ecosistema, Marketing y Comunicaciones en Degreed. Antes de incorporarse a la empresa, Dan se desempeñó como consultor y líder de soluciones tecnológicas, puestos en los que estuvo a cargo de redactar y revisar numerosas RFX. “Un proceso de licitación formal que comience con un proceso de RFX exhaustivo y sistemático es una de las mejores herramientas que tienes para validar tu hipótesis y definir tus necesidades (y diferenciarlas de tus deseos), metas y resultados, y determinar qué proveedor será tu mejor partner para conseguir lo que buscas”.
¿Cómo puedes aprovechar al máximo el proceso de licitación y adaptarlo a tus necesidades? Durante el proceso, es fundamental asegurarse de que tú y tu equipo pongan el foco en lo que realmente les importa a ti y a tu empresa. Esto implica concebir el proceso como algo que va más allá del ejercicio de tildar ítems en una lista de características de productos o requisitos de cumplimiento. Exploremos los tres pasos clave para adaptar el proceso de licitación de una nueva solución de tecnología de aprendizaje según tus necesidades y las de tu organización.
Paso 1: prepárate.
A menos que aún sigas explorando el mercado para conocer mejor a los proveedores de tecnología de aprendizaje y lo que ofrecen, en este punto ya deberías tener la certeza de que has identificado al grupo correcto de proveedores a contactar.
¿Esto significa que la empresa ya está lista para comprar? Para nada, todavía tienes trabajo que hacer. Pero has avanzado y, sin dudas, estás en condiciones de enfocarte en los detalles importantes.
Tu caso de negocio
Es fundamental que establezcas un caso de negocio sólido para la compra de la solución de aprendizaje que destaque tus objetivos y exponga el valor que esta aportará a la empresa, ya que, de esta manera, te asegurarás de que todos los interesados dentro de la organización estén de acuerdo. Esto también será indispensable para ayudarte a encontrar la solución ideal.
En tu caso de negocio, describe las metas que coinciden con los objetivos y resultados clave (OKR) de la empresa, además de los beneficios específicos y exclusivos que prevés que se obtendrán, por ejemplo, las deficiencias actuales que se subsanarán con la solución o cómo esta aumentará la eficiencia. Mientras más indicadores clave del desempeño (KPI) se favorezcan, mejor. Más adelante, podrás incorporar estos KPI a la licitación, lo que te permitirá descubrir las formas en que los distintos proveedores que compitan podrían contribuir a que tú y tu empresa alcancen el éxito.
El propósito de esto es obtener la aprobación de todos los interesados dentro de la empresa para que, una vez que evalúes a los proveedores, puedas pasar sin problemas a la fase de contratación e implementación, sin obstáculos internos.
Tu presupuesto
El costo y tu capacidad de inversión serán determinantes en las decisiones que tomes al final del proceso de licitación. Esa es la realidad.
Ya tienes tu caso de negocio, así que es momento de conseguir la aprobación del presupuesto. Iniciar la licitación antes de definir el presupuesto y encontrarte con que tu caso de negocio no es tan robusto como creías o con que los decisores internos clave le ponen trabas a tu proyecto, puede ser sumamente frustrante y contraproducente. Somos proveedores y lo vemos todo el tiempo: después de cientos de horas de trabajo con un posible cliente, resulta que el presupuesto no le es conveniente.
Al elaborar tu presupuesto, ten en cuenta los costos de licenciamiento que te pasen los proveedores. Así podrás calcular cuánto dinero podrías necesitar. Haz partícipes de este proceso a los principales grupos de interesados internos, como TI, RR. HH. y los altos ejecutivos.
Tus objetivos priorizados
Revisa los objetivos de tu caso de negocio y ordénalos por prioridad. Ponte detallista y clasifica las características (por ejemplo, capacidades de evaluación o una taxonomía de habilidades integrada), los requisitos (como las ubicaciones de alojamiento de datos o los métodos de integración) y los servicios (como la asistencia para la implementación o la atención al cliente). Estos son tus “requisitos indispensables”. Recuerda considerar, además, los requisitos de cumplimiento de toda la organización, que exceden a tu proyecto individual (por ejemplo, los objetivos de sustentabilidad o las obligaciones contractuales).
Cuando hayas terminado de armar tu lista de prioridades, déjala a mano. Puede servirte para inspirar los criterios de aprobación cuando llegue el momento de redactar las solicitudes.
Vas a ver que muchos proveedores intentarán venderte cosas que sinceramente no querías o no necesitabas antes de iniciar el proceso de licitación. Evita caer en la tentación de comparar las características de uno u otro y concéntrate en determinar cuáles son los elementos de una solución que realmente harán lucir a tu proyecto frente a los usuarios finales y tu empresa. Un buen consejo: usa la lista de prioridades como referencia para medir la efectividad de la tecnología tras la implementación.
Queremos ayudarte a encontrar el proveedor indicado para la solución, así que recopilamos una serie de preguntas para que hagas durante el proceso de selección del proveedor de tecnología de aprendizaje. Úsalas para pulir tu estrategia y tus acciones:
Paso 2: redacta tus RFX.
¡A escribir! Una vez que hayas seguido los pasos que describimos antes, seguro te preguntarás cómo tienes que aplicar todo eso cuando, por fin, te pongas a redactar. Son varios los aspectos para tener en cuenta sobre los formatos y entregables, los niveles de participación y el contenido de las RFX. Vamos a analizarlos.
Descripción del proyecto e instrucciones
Crea un documento aparte donde describas con claridad tu empresa, el proyecto y las metas. Esto es lo que se conoce como el alcance del proyecto y debe incluir una lista de las RFX entregables y las instrucciones o las limitaciones que quieres que se respeten, además de los formatos específicos, los límites de palabras, las instrucciones para las correspondencias entre requisitos y propuestas y, opcionalmente, los criterios de prioridad y evaluación.
Este documento debe ser de solo lectura para el proveedor y puedes crearlo con la herramienta que prefieras.
Preguntas específicas sobre los productos
Para la compra de tecnología de aprendizaje, la mayoría de nuestros potenciales clientes nos proporcionan una hoja de cálculo con preguntas que se responden fácilmente con un sí, un no o un comentario breve. Este documento suele estar organizado en pestañas (por ejemplo, preguntas funcionales versus preguntas no funcionales ) o secciones (del estilo de las preguntas recomendadas por Degreed para la selección de proveedores).
Puedes incluir varios formatos de respuesta (como sí o no, opciones múltiples o campo de respuesta libre) y también pedirles a los proveedores que proporcionen información adicional sobre temas importantes en un documento aparte, lo que puede facilitar la organización, el desarrollo de las respuestas y la incorporación de imágenes y gráficos.
Niveles de participación
El nivel de participación de los proveedores dependerá del tipo de solicitud con el que estés trabajando: una RFI (solicitud de información), RFP (solicitud de propuestas) o RFQ (solicitud de presupuesto). Por ejemplo, es probable que no sea necesario pedirles a los proveedores que revisen tu acuerdo contractual estándar en la etapa de la RFI, ya que el propósito es simplemente acotar una larga lista de proveedores para quedarte con una más corta y más fácil de manejar que usarás más adelante, en la etapa de la RFP.
Incluye los elementos relacionados con el cumplimiento que son factores decisivos para tu organización. Si tienes políticas estrictas de seguridad de la información o privacidad de datos, es conveniente comunicarlas al principio para reducir la lista desde el inicio. Es mejor hacerlo lo antes posible, así te evitas la decepción de avanzar en el proceso con un buen proveedor con el que no podrás hacer negocio. Si tienes restricciones de contratación, este también es el momento indicado para asegurarte de que los proveedores las conozcan y cumplan con ellas, como dije antes, para evitar la frustración de elegir a uno y después no poder cerrar el trato.
Contenido
Cuando tienes identificados los formatos y los entregables que necesitas para el proceso de evaluación, es momento de empezar a crear plantillas para los proveedores modificadas con tus propias preguntas y tus requisitos.
Evita pedirles a los proveedores su catálogo completo y concéntrate en la información específica sobre la tecnología de aprendizaje que quieres comprar. Una RFX mal confeccionada sobre un cóctel de tecnologías o plataformas puede llevar fácilmente a la confusión.
Haz preguntas simples. No la compliques. Formula preguntas fáciles de entender y de responder, y, lo que es más importante, que te brinden la información que necesitas.
Evita las preguntas generales como esta:
¿Cuál es su estrategia de integración?
En cambio, ve al punto, así:
¿Operan con un ecosistema abierto?
¿Cómo es la integración con las tecnologías existentes?
¿Cómo se agrega contenido a la plataforma?
Si haces preguntas generales, obtendrás respuestas muy variadas de los proveedores y te será difícil comparar sus soluciones. Enfoca las preguntas y organízalas en subtemas para facilitar la comparación.
Paso 3: evalúa a los proveedores.
Para empezar a evaluar a los proveedores, primero califica sus respuestas en función de tus criterios de prioridad y evaluación. Pronto te darás cuenta de que las características y la funcionalidad se clasifican de forma similar entre los proveedores y, por ende, obtienen puntuaciones parecidas.
Cuando eso sucede, ¿en qué te puedes fijar para inclinar la balanza hacia uno u otro? Un criterio puede ser la forma en que los proveedores competidores satisfacen tus requisitos indispensables.
El cumplimiento y la alineación: puntos diferenciales
¿Recuerdas esos requisitos indispensables e ineludibles que identificaste en el paso 1? Los incluiste en tu lista de prioridades, que reservaste para después. Bueno, llegó la hora de usarla. Revisa la lista y elimina a los proveedores que no cumplen con tus requisitos de cumplimiento en materia de contratación, seguridad de la información u otras consideraciones determinantes.
Cuando termines con este ejercicio, puedes enfocarte en las soluciones de aprendizaje que se alinean más con tus prioridades: las necesidades de la empresa y las metas del proyecto. Dedica tiempo a analizar los elementos que pusiste más arriba en la lista durante el paso 1, ya sean de las categorías de características, requisitos o servicios.
Evalúa con criterio
Clasifica las preguntas y respuestas de los proveedores que siguen en carrera por orden de importancia. Cuando lo hagas, mantente fiel a tus metas y objetivos y a los criterios de prioridades del paso 1. Esto adquiere especial importancia cuando recibes propuestas inesperadas y tentadoras que pueden tratar de desviarte del camino. De hecho, la parafernalia es un emblema de la distracción.
¿Un proceso de licitación competitivo puede brindarte más información de la que buscabas con la licitación? Sí. ¿Eso significa que tienes que resolver otro problema que no es el original? No, definitivamente.
Puntuación de los proveedores
Veamos más en detalle qué métodos puedes usar para puntuar las respuestas de los proveedores según los criterios de prioridad.
Un método de puntuación consiste en asignar números a las respuestas (por ejemplo, algunas se merecerán un 7 u 8 y otras, un 10 rotundo).
Otra forma de hacerlo es considerar la importancia de cada respuesta. Teniendo eso en mente, se pueden clasificar las respuestas en las siguientes categorías:
No tan relevante
La respuesta del proveedor no representa mucho valor para tu esquema general de resolución del problema. Aunque suene bien, no suma.
Aceptable
La respuesta del proveedor representa algo que no vendría mal, pero que no es necesario para lograr las metas del proyecto.
Mejor que lo que tenemos actualmente
La respuesta del proveedor está a la altura de tus expectativas o incluso hasta las supera.
Muy útil
La respuesta del proveedor es muy precisa. Es lo que estás buscando: resuelve tu problema original y satisface las necesidades de la empresa.
Comprobación y consideraciones finales
Si solicitaste alguna clase de propuesta de respaldo junto con las respuestas a las preguntas que planteaste específicamente, este es el momento de revisar esa información. Esto también puede ayudarte a diferenciar a los proveedores con puntuaciones similares.
Lee el resumen. ¿Qué impresión te da? ¿El proveedor entiende lo que quieres lograr? ¿Te demuestra cómo puede ayudarte su solución? ¿Te enseña cómo está conformado su equipo y por qué es la mejor opción para ayudarte a alcanzar tus metas?
Conclusiones
Algunas empresas no tienen objetivos de aprendizaje ambiciosos. Por lo general, solo les interesa tener un software que ofrezca contenido a los empleados como un “beneficio”. Otras ven más allá del contenido y se interesan en los datos sobre las habilidades y el aprendizaje. Cualquiera sea tu situación dentro de ese espectro, definir con exactitud tus metas y llevar adelante un proceso de licitación puede ayudarte a lograr resultados favorables para tu organización.
Para Degreed, elegir a un proveedor es más que solo adquirir software o dar con una tecnología que tiene los componentes indicados. Se trata de elegir a un partner. Se trata de que escuchen lo que necesitamos, de que nos entiendan y nos apoyen. Y esto debe percibirse desde un primer momento, mucho antes de la firma del contrato.
Kelsy Meyer es especialista sénior en propuestas globales de Degreed y se dedica a la gestión estratégica de las licitaciones.