Então você quer comprar uma nova tecnologia de aprendizagem.
Nossos parabéns! Mas sabia que também é bom avançar com cuidado?
Antes de passar o cartão de crédito empresarial, é importante parar para pensar no caminho adiante. Muito provavelmente, você está prestes a iniciar um processo de seleção, que envolve uma solicitação de proposta na maioria dos casos.
Se o processo de seleção não for realizado com cautela, seu projeto poderá sofrer vários atrasos ou até mesmo ser totalmente interrompido.
Solicitação de proposta: um processo desafiador, mas fundamental
A execução do processo de seleção antes de uma grande compra é obrigatória em diversas empresas. Ter algo dessa magnitude entre você e a solução de aprendizagem dos seus sonhos é um belo balde de água fria.
Os processos de seleção podem ser demorados. Há quem os considere um teste de paciência, mas, quando bem feitos, são uma ferramenta essencial para evitar que sua organização precise fazer novas aquisições similares. Eles também protegem você de soluções incapazes de direcionar o aprimoramento do seu pessoal de acordo com seus principais objetivos de negócios.
“Todo processo de pesquisa começa com uma hipótese. A compra ou aquisição de novas tecnologias de aprendizagem não pode ser diferente”, afirma Dan Carlson, gerente sênior de insights de ecossistemas, marketing e comunicações da Degreed. Antes de integrar a equipe da Degreed, Dan atuou como consultor e gerente de soluções de tecnologia, funções que exigiam a elaboração e a análise de várias solicitações de proposta. “Um processo de seleção formal que comece com uma solicitação de proposta detalhada e sistemática é uma das melhores ferramentas para validar sua hipótese e esclarecer quais necessidades, desejos, objetivos e resultados estão em jogo. E também revela qual é o melhor fornecedor para ajudar você a conquistar o sucesso.”
O que você pode fazer para extrair o máximo de benefícios do processo de seleção e transformá-los em resultados para sua empresa? Durante a diligência, é fundamental que você e sua equipe considerem os fatores mais importantes para a organização. Vocês precisam ir além de conferir a lista de recursos e as questões de conformidade. Vamos explorar três passos indispensáveis para fazer o processo de seleção de uma nova tecnologia de aprendizagem gerar benefícios para você e sua organização.
1º passo: prepare-se.
A menos que ainda esteja explorando o mercado para conhecer melhor os provedores de tecnologia de aprendizagem e as ofertas disponíveis, você já deve ter a confiança de que identificou o grupo ideal de fornecedores para fazer contato.
Isso quer dizer que sua empresa está pronta para fechar a compra? Não. Ainda faltam alguns preparativos pela frente, e agora que é o momento de cuidar dos detalhes primordiais.
Seu caso de negócios
É importante definir um caso de negócios sólido para comprar uma solução de aprendizagem, pois isso evidencia seus objetivos, demonstra o valor a ser gerado para a empresa e conquista a adesão dos principais stakeholders. O processo também ajuda você a encontrar a solução certa.
No caso de negócios, defina metas alinhadas com os objetivos e resultados-chave (OKRs) da empresa e cite os benefícios previstos, inclusive os desafios atuais que serão resolvidos pela solução ou as eficiências que serão geradas. Quanto mais indicadores-chave de desempenho (KPIs) adicionar, melhor. Depois você pode incorporar os KPIs no processo de seleção como parâmetro para determinar quais fornecedores podem ajudar a sua empresa a alcançar o sucesso.
O objetivo desta parte é obter a adesão de todos os stakeholders internos para ter certeza de que as etapas de contratação e implementação serão concluídas sem obstáculos após a avaliação dos fornecedores.
Seu orçamento
O custo e o seu orçamento terão uma influência substancial nas decisões a serem tomadas no fim do processo de seleção. Ambos são elementos inevitáveis.
Agora que você está com o caso de negócios pronto, chegou a hora de obter a aprovação do orçamento. É extremamente frustrante e contraprodutivo começar o processo de seleção antes de ter a verba garantida e descobrir no meio do caminho que o caso de negócios ficou aquém do esperado e alguns stakeholders internos vetaram o projeto. Como fornecedores, vemos isso o tempo todo. Após centenas de horas de discussões com a gente, os potenciais clientes recebem a confirmação de que não têm orçamento disponível.
Ao definir o orçamento, pergunte aos fornecedores qual é o custo estimado de licenciamento. Saber isso de antemão ajuda a estabelecer a verba que pode ser necessária. Durante o processo, envolva todos os principais grupos de stakeholders internos, como TI, RH e equipe executiva.
Ponderação dos seus objetivos
Analise os objetivos estipulados no caso de negócios e pense nos mais importantes. Adicione detalhes e classifique características (como recursos de avaliação ou taxonomia de habilidades incorporada), requisitos (como locais de hospedagem dos dados ou métodos de integração) e serviços (como assistência na implementação ou atendimento ao cliente). Esses são os requisitos comerciais críticos. Também é recomendável considerar os requisitos de conformidade da empresa que tenham escopo além do seu projeto (talvez metas de sustentabilidade ou requisitos contratuais).
Depois de criar uma lista ponderada, guarde-a em um lugar acessível. Você poderá usá-la para definir os critérios de aprovação ao redigir a solicitação de proposta.
Muitos fornecedores vão tentar convencer você a comprar coisas que sua empresa não queria nem precisava antes do processo de seleção. Evite cair na cilada de comparar os recursos de maneira direta e dê mais atenção aos elementos que ajudarão seu projeto a ser bem-sucedido pela perspectiva dos usuários finais e da empresa. Dica: a lista ponderada também facilita a avaliação do sucesso da tecnologia após a implementação.
Para ajudar você a encontrar o provedor ideal de tecnologias de aprendizagem, elaboramos uma série de perguntas que você pode fazer aos participantes do processo de seleção. Fique à vontade para usá-las e aprimorar sua estratégia.
2º passo: escreva a solicitação de proposta.
Com o passo anterior executado, você deve estar se perguntando como isso tudo vai tomar forma na solicitação de proposta. Vários componentes podem afetar a composição do documento, como formatos, requisitos, níveis de engajamento e conteúdo. Vamos analisá-los.
Descrição e instruções do projeto
Crie um novo documento que descreva com transparência a empresa, o projeto e os objetivos. Essa parte é conhecida como escopo do projeto e deve conter uma lista de requisitos e instruções ou restrições que as propostas precisam seguir, como formatos, limite de palavras e orientações de consistência. A sua ponderação e os seus critérios de avaliação podem ser incluídos opcionalmente.
O documento deve ser configurado como somente leitura para o fornecedor e criado com a ferramenta da sua preferência.
Perguntas específicas sobre o produto
No processo de compra de uma tecnologia de aprendizagem, a maioria dos nossos potenciais clientes nos envia uma planilha com perguntas que podem ser respondidas com sim, não ou um breve comentário. Às vezes, a planilha é organizada em abas (por exemplo, perguntas funcionais e disfuncionais) ou seções (com enunciados similares aos das perguntas de seleção de fornecedores recomendados sugeridas pela Degreed).
Você pode incluir vários formatos de resposta (como sim ou não, múltipla escolha ou campo de texto livre) e pedir aos fornecedores que enviem informações adicionais sobre tópicos importantes em outro documento, pois isso facilita a compilação de respostas longas, imagens e diagramas.
Níveis de engajamento
Os níveis de engajamento esperados dos fornecedores dependem se o processo é uma solicitação de informações, de proposta ou de cotação. Por exemplo, em uma solicitação de informações, geralmente não compensa pedir aos fornecedores para analisarem seu contrato de aquisição padrão porque o objetivo é apenas selecionar quais candidatos participarão da solicitação de proposta.
Inclua os itens de conformidade imprescindíveis para sua organização. Se você tem políticas rígidas de segurança da informação ou de privacidade, relacioná-las desde o início pode contribuir para a redução do número de candidatos. Caso você tenha alguma limitação contratual, este é o momento ideal para averiguar se os fornecedores podem aceitá-la. O lado positivo de estipular seus elementos desqualificadores nessa etapa é que você evita avançar nas negociações com um ótimo fornecedor que não tem condições de cumpri-los.
Conteúdo
Após determinar os formatos e os itens necessários para conduzir o processo de avaliação, você precisa criar os modelos de arquivo com as perguntas e os requisitos.
Evite apresentar uma lista de desejos quilométrica aos fornecedores e direcione seu foco aos detalhes específicos da tecnologia que pretende comprar. Os fornecedores podem ficar confusos com solicitações bagunçadas que mencionem várias tecnologias ou plataformas.
Faça perguntas simples e mantenha a comunicação clara. Formule enunciados fáceis de entender e responder e que, acima de tudo, ajudem a obter as informações necessárias.
Não faça perguntas abertas como esta:
Qual é a sua estratégia de integração?
Em vez disso, prefira perguntas fechadas:
Vocês usam um ecossistema aberto?
Como vocês fazem a integração com tecnologias existentes?
Como o conteúdo é adicionado à sua plataforma?
Perguntas abertas geram respostas bastante diferentes entre os fornecedores, o que dificulta a comparação das soluções. Perguntas fechadas organizadas em subtópicos, por outro lado, deixam a comparação mais fácil.
3º passo: avalie os fornecedores.
Para começar a avaliar os fornecedores, atribua a eles pontuações conforme seus critérios de ponderação e avaliação. Talvez você constate que os recursos e as funcionalidades das soluções de cada fornecedor são parecidos e ficaram com pontuações similares.
Quando isso acontece, qual é a melhor opção para definir o desempate? Geralmente é a aptidão dos fornecedores para cumprir seus requisitos imprescindíveis.
Conformidade e alinhamento como fatores diferenciais
Você se lembra dos requisitos imprescindíveis identificados no 1º passo? Chegou a hora de tirar a lista ponderada da gaveta para voltar a considerá-los. Analise a lista e elimine os fornecedores que não cumprem os requisitos de conformidade de contratação, segurança da informação ou outros critérios de aprovação.
Depois desse exercício, direcione seu foco para as soluções de aprendizagem mais alinhadas com o que realmente importa: as necessidades comerciais e os objetivos do projeto. Reconsidere os itens com peso mais alto do 1º passo para determinar se eles se encaixam na categoria de recursos, requisitos ou serviços.
Análise com foco
Classifique as perguntas e respostas dos fornecedores restantes em ordem de importância. Durante essa etapa, mantenha o foco nas metas, nos objetivos e nos critérios ponderados do 1º passo. Isso é ainda mais importante quando uma proposta chamativa tenta fazer você se distanciar das necessidades estabelecidas inicialmente. Não caia na tentação.
Você pode se dar conta de novos aspectos durante o processo de seleção? Sim, claro. Isso quer dizer que agora você tem novos problemas para resolver além dos definidos no início? Não mesmo.
Pontuação dos fornecedores
Vamos ver como você pode adotar um método sistemático para pontuar as respostas dos fornecedores usando seus critérios ponderados.
Uma possível abordagem é atribuir notas a cada resposta (por exemplo, umas ficam com 7 ou 8, mas outras ficam com 10).
Outra possibilidade é considerar cada resposta e tentar atribuir um nível de importância. Com isso em mente, é possível posicionar as respostas em uma das seguintes categorias:
Não é tão relevante
A resposta não gera tanto impacto na sua empreitada para resolver os problemas da empresa. Mesmo se a abordagem for interessante, a nota será baixa.
Aceitável
A resposta cobre os itens básicos, mas não se mostra primordial para cumprir os objetivos do projeto.
Melhor do que o esperado
A resposta cumpre ou até excede suas expectativas.
Bastante útil
A resposta acertou em cheio. É exatamente isso que você estava procurando, pois a solução apresentada resolve o problema original e atende às necessidades da empresa.
Instinto e considerações finais
Se você pediu para os fornecedores enviarem documentos de apoio com as respostas, agora é a hora de analisá-los. Nessa etapa, você também pode atribuir pontos aos fornecedores para classificá-los.
Leia o resumo executivo. Quais são suas impressões? O fornecedor compreendeu quais são seus objetivos? O fornecedor esclareceu como a solução pode ajudar? O fornecedor demonstrou como e por que ele tem a equipe certa para ajudar você a cumprir seus objetivos?
Conclusão
Algumas empresas não têm objetivos grandiosos de aprendizagem; elas só querem um software que sirva de atrativo para os colaboradores. Outras têm uma visão além do conteúdo e estão interessadas nos dados sobre habilidades e aprendizagem. Independentemente do seu posicionamento, definir seus objetivos com clareza e realizar um processo de seleção pode ajudar você a conquistar resultados que tornem sua organização ainda melhor.
Nós da Degreed acreditamos que a busca por um fornecedor abrange mais do que adquirir software ou encontrar uma tecnologia com os componentes certos. O ideal é encontrar um parceiro e ter suas necessidades ouvidas. Sua empresa precisa ser compreendida e receber apoio logo na primeira interação, antes de sequer pensar na assinatura do contrato.
Kelsy Meyer é especialista sênior em propostas globais da Degreed e atua com foco no gerenciamento estratégico de propostas.