Vous envisagez d’acquérir un nouveau système de technologies learning ?
Félicitations ! Mais sachez que la prudence est de mise.
Avant de franchir le pas, il serait judicieux de bien réfléchir à ce que vous recherchez vraiment. Vous êtes probablement sur le point de vous lancer dans un processus d’achat impliquant un appel d’offres.
Or, si ce processus n’est pas géré consciencieusement, il risque d’engendrer d’importants retards, voire de faire complètement avorter votre projet.
L’appel d’offres : un processus exigeant, mais qui en vaut la peine
De nombreuses entreprises sont obligées de faire un appel d’offres avant toute grande acquisition. Cette étape préalable peut s’avérer frustrante, voire démoralisante lorsque vous rêvez déjà d’une solution learning.
Un appel d’offres peut être chronophage. Mais exécuté correctement, il devient un outil précieux qui vous enseignera bien plus que la patience. Bien réalisé, il permet de viser juste et évite à votre organisation de se retrouver coincée avec une solution qui ne correspond pas à ses besoins ultimes : développer ses collaborateurs afin d’atteindre ses principaux objectifs.
« Tout processus de recherche commence par une hypothèse. Il en va de même pour l’achat de nouvelles technologies learning », indique Dan Carlson, Senior Manager, Ecosystem Insights, Marketing et Communications chez Degreed. Avant de rejoindre Degreed, Dan a travaillé comme manager et consultant en solutions technologiques, ce qui l’a conduit à préparer ou étudier de nombreux appels d’offres. « Un processus d’achat formel qui débute par un appel d’offres rigoureux et systématique est l’un des meilleurs instruments à votre disposition pour valider votre hypothèse et définir clairement vos besoins par rapport à vos souhaits et vos objectifs. Mais aussi pour déterminer quel fournisseur sera le meilleur partenaire pour vous aider à réussir. »
Comment tirer le meilleur parti de l’appel d’offres et l’adapter à votre situation ? Tout au long du processus, il est essentiel de réfléchir avec votre équipe aux éléments les plus importants pour vous et votre entreprise. Mais l’exercice ne se résume pas à cocher une liste de fonctionnalités ou de critères de conformité. Voici donc trois étapes clés à suivre pour que votre appel d’offres vous bénéficie autant à vous qu’à votre organisation.
1re étape : se préparer
À moins que vous ne soyez encore en train d’étudier le marché des fournisseurs de technologies learning et leurs offres, vous devriez déjà avoir identifié le groupe de fournisseurs à contacter.
Votre entreprise est-elle pour autant prête à passer à l’achat ? Pas tout à fait. Il vous reste encore quelques préparatifs à accomplir. Mais vous touchez au but et pouvez désormais passer aux choses sérieuses.
Votre étude de rentabilité
Pour obtenir l’aval des principales parties prenantes au sein de votre organisation, il est essentiel de réaliser une étude de rentabilité solide en exposant vos objectifs et la valeur ajoutée d’une solution learning pour votre entreprise. Cela s’avèrera aussi extrêmement utile pour identifier la bonne solution.
Dans votre étude de rentabilité, décrivez vos objectifs en les alignant sur ceux de votre entreprise, et soulignez les bénéfices attendus. Décrivez les problèmes que la solution viendra résoudre, ou les gains d’efficacité que vous escomptez. Plus vous intégrez d’indicateurs clés de performance (KPI), et mieux c’est. Par la suite, vous pourrez inclure ces KPI dans votre appel d’offres, ce qui vous permettra d’évaluer comment les fournisseurs en lice pourront vous aider, ainsi que votre entreprise, à atteindre vos objectifs.
L’enjeu est de rallier toutes les parties prenantes en interne de sorte que, après avoir évalué les fournisseurs, plus rien ne s’oppose à la signature des contrats ni au déploiement.
Votre budget
Le coût et les moyens à votre disposition seront des facteurs déterminants dans les décisions que vous prendrez à l’issue de l’appel d’offres. C’est inévitable.
Votre étude de rentabilité en main, il est temps de faire approuver votre budget. Il n’y a rien de plus frustrant et contre-productif que de lancer un appel d’offres sans avoir validé cette étape, puis de se rendre compte que, finalement, l’étude de rentabilité n’est pas aussi robuste que prévu. Ou encore que d’importants décideurs bloquent le projet en interne. En tant que fournisseur, nous rencontrons fréquemment ce problème : après des heures d’échanges, des clients potentiels découvrent qu’ils ne disposent pas du budget nécessaire.
Lorsque vous calculez votre budget, faites estimer aux fournisseurs le coût des licences. Vous aurez ainsi une idée plus précise du montant dont vous pourriez avoir besoin. Impliquez aussi l’ensemble des principales parties prenantes de l’entreprise, comme le service informatique, les RH et la direction.
Vos objectifs pondérés
Reprenez les objectifs de votre étude de rentabilité et hiérarchisez-les. Entrez dans les détails et classez les fonctionnalités (par exemple, les capacités d’évaluation ou une taxonomie des compétences intégrée), les exigences (comme le lieu d’hébergement des données ou les méthodes d’intégration) et les services (assistance au déploiement, service clientèle, etc.). Il s‘agit là des « exigences essentielles pour l’entreprise ». Bien sûr, tenez aussi compte des impératifs de conformité qui s’appliquent à l’ensemble de l’organisation et dépassent votre seul projet (par exemple, des objectifs de durabilité ou des obligations contractuelles).
Après avoir établi votre liste pondérée, gardez-la sous la main. Elle vous aidera à définir vos critères décisifs lorsque vous commencerez à rédiger votre appel d’offres.
De nombreux fournisseurs essaieront de vous vendre des fonctionnalités dont vous n’aviez ni l’utilité ni le besoin avant de démarrer le processus d’achat. Évitez de comparer directement les différentes caractéristiques, et concentrez-vous plutôt sur les éléments qui répondront aux attentes de vos utilisateurs finaux et de votre entreprise. Conseil : votre liste pondérée peut aussi vous aider à évaluer le succès d’une solution après son déploiement.
Pour vous aider à trouver le bon fournisseur de technologies learning, nous avons rassemblé une série de questions à poser durant le processus de sélection. Utilisez-les pour optimiser vos efforts et votre stratégie :
2e étape : rédiger l’appel d’offres
Il est temps de passer à la rédaction ! Après avoir suivi les étapes précédentes, vous vous demandez certainement comment les traduire dans la pratique et rédiger concrètement l’appel d’offres. Regardons ensemble les points à prendre en compte au regard des formats et des livrables, des niveaux d’engagement et du contenu.
Description du projet et instructions
Créez un document indépendant qui décrit clairement votre entreprise, votre projet et vos objectifs. Souvent appelé le « périmètre du projet », il devrait comporter une liste de livrables et toutes les instructions et contraintes à prendre en compte. Il devrait également préciser les formats souhaités, le nombre limite de caractères, les consignes de concordance et, éventuellement, vos critères d’évaluation et de pondération.
Ce document ne pourra être modifié par le fournisseur et il peut être créé avec l’outil de votre choix.
Questions spécifiques sur le produit
Lors de l’achat d’une solution learning, la plupart de nos clients potentiels nous fournissent une feuille de calcul comportant des questions dont la réponse sera simplement oui, non ou un bref commentaire. Ce document est parfois organisé en onglets (par exemple, questions fonctionnelles et non fonctionnelles) ou en sections (avec des prompts comme les questions recommandées par Degreed pour la sélection de fournisseurs).
Vous pouvez prévoir différents formats pour les réponses (par exemple, oui/non, à choix multiple ou avec un champ de texte libre) ou demander aux fournisseurs de fournir plus de détails sur des points clés dans un document à part. En plus de faciliter l’organisation, cette approche encourage des réponses plus fournies, accompagnées d’images et de diagrammes.
Niveau d’engagement
Le niveau d’engagement à attendre de vos fournisseurs dépendra de la phase de votre appel d’offres (à savoir, la demande d’informations, de propositions ou de devis). Par exemple, il n’est probablement pas nécessaire de négocier les termes de votre contrat type lors de la demande d’informations, puisque le but est alors simplement de raccourcir la liste des fournisseurs pour qu’elle soit plus gérable lors de la phase de propositions.
Incorporez toutes les questions réglementaires qui constituent un critère rédhibitoire pour votre organisation. Si vous avez des exigences strictes en matière de confidentialité ou de sécurité des données, les mentionner dès le départ peut réduire rapidement le nombre de soumissionnaires. Mieux vaut en effet les inclure le plus tôt possible pour éviter toute déception si vous ne pouvez finalement pas travailler avec un fournisseur qui semblait jusqu’ici très prometteur. Abordez aussi vos contraintes d’ordre contractuel pour vous assurer que les soumissionnaires les comprennent et peuvent les appliquer. Vous éviterez à nouveau la frustration de choisir un fournisseur avec lequel vous ne pourrez pas signer au bout du compte.
Contenus
Maintenant que vous avez identifié les formats et défini les livrables dont vous avez besoin pour votre processus d’évaluation, vous pouvez commencer à créer des modèles pour les fournisseurs et y intégrer vos questions et vos exigences.
Ne leur envoyez pas une liste fourre-tout de vos attentes, mais concentrez-vous plutôt sur les informations propres aux technologies qui vous intéressent. Les fournisseurs peuvent être rapidement déconcertés par un appel d’offres approximatif décrivant un méli-mélo de technologies et de plateformes.
Allez à l’essentiel. Formulez des questions simples et compréhensibles auxquelles il est facile de répondre, et surtout, qui soient susceptibles de vous apporter les informations dont vous avez besoin.
Ne posez pas des questions trop générales comme celle-ci :
Quelle est votre stratégie d’intégration ?
Optez plutôt pour des questions ciblées :
Travaillez-vous dans un écosystème ouvert ?
Comment vous intégrez-vous aux technologies existantes ?
Comment ajoute-t-on des contenus à votre plateforme ?
Les questions trop vastes entraînent des réponses qui varient fortement d’un fournisseur à l’autre et compliquent la comparaison, contrairement à des questions ciblées regroupées par sujet.
3e étape : évaluer les fournisseurs
Pour évaluer les fournisseurs, commencez par attribuer une note à leurs réponses en fonction de vos critères d’évaluation et de pondération. Il est possible que des caractéristiques et fonctionnalités de soumissionnaires différents aient le même classement, et donc une note similaire.
Dans ce cas, comment faire réellement pencher la balance ? Bien souvent, il vous faudra regarder comment les fournisseurs en lice gèrent les exigences essentielles de votre entreprise.
Conformité et adéquation, des critères décisifs
Vous vous souvenez de ces exigences incontournables pour votre entreprise, identifiées lors de la 1re étape ? Vous les avez intégrées à la liste pondérée que vous avez gardée sous la main. Il est temps de la ressortir. Parcourez-la et éliminez les fournisseurs qui ne répondent pas à vos exigences de conformité, qu’il s’agisse de questions contractuelles, de sécurité de l’information ou d’autres conditions sine qua non.
Une fois cette étape terminée, vous pouvez vous demander quelles solutions learning sont réellement en phase avec ce qui compte le plus : les besoins de votre entreprise et les objectifs du projet. Réfléchissez bien aux points que vous aviez classés en tête lors de la 1re étape, que ces derniers relèvent des fonctionnalités, des exigences ou des services.
Évaluer sans dévier
Classez les questions et les réponses des fournisseurs qui restent en lice par ordre d’importance. Ce faisant, restez concentré sur vos objectifs et sur les critères pondérés à la 1re étape. Cela est d’autant plus important face à des propositions inattendues et séduisantes susceptibles de vous faire dévier de votre trajectoire. Le propre d’une diversion n’est-il pas d’accaparer l’attention ?
Vous apprendrez certainement de nouvelles choses durant le processus d’appel d’offres, mais votre mission n’est pas de résoudre un autre problème que celui identifié au départ.
Noter les fournisseurs
Voyons à présent comment évaluer méthodiquement les réponses des fournisseurs en utilisant vos critères pondérés.
L’une des méthodes d’évaluation consiste à donner une note à chaque proposition (par exemple, un fournisseur peut recevoir un 7 ou un 8, tandis qu’un autre obtiendra un 10, la meilleure note).
Une autre approche consiste à regarder chaque réponse et à vous demander : « À quel point est-ce important ? ». Sur la base de cette question, vous pouvez ranger chaque réponse dans l’une des catégories suivantes :
Pas si pertinente
La réponse du fournisseur n’a pas une grande incidence sur la résolution de votre problème dans son ensemble. Même si la suggestion semble intéressante, la note reste basse.
Correcte
La réponse du fournisseur présente une caractéristique utile, mais pas essentielle dans la réalisation des objectifs du projet.
Mieux que ce que nous avons actuellement
La réponse du fournisseur est conforme à vos attentes, voire les dépasse.
Très utile
La réponse du fournisseur fait mouche. Elle correspond à ce que vous recherchiez, car elle résout votre problème initial et prend en compte les besoins de votre entreprise.
Instinct et dernières considérations
Si, en plus des réponses à vos questions spécifiques, vous avez aussi demandé un argumentaire de fond, il est maintenant temps de l’étudier. Cela vous aidera peut-être à départager des fournisseurs aux notes similaires.
Lisez la synthèse. Quelle est votre impression ? Le fournisseur a-t-il compris vos objectifs ? A-t-il démontré l’utilité de sa solution ? A-t-il expliqué pourquoi et dans quelle mesure son équipe est la mieux qualifiée pour vous aider à atteindre vos objectifs ?
En conclusion
Certaines entreprises n’ont pas d’objectifs de formation ambitieux. Bien souvent, elles se contentent d’un logiciel pour proposer des contenus à leurs collaborateurs, un peu en guise « d’extra ». D’autres vont plus loin et s’intéressent aux compétences et aux données de formation. Quelle que soit votre situation, définir clairement vos objectifs et recourir à un appel d’offres vous aidera à obtenir des résultats positifs pour votre organisation.
Chez Degreed, nous pensons que le choix d’un fournisseur ne se résume pas à l’achat d’un logiciel ou à l’acquisition d’une technologie dotée des fonctionnalités adéquates. Il s’agit de trouver un partenaire. De se sentir écouté. D’être compris et accompagné. Et ce, dès le premier contact, bien avant la signature d’un contrat.
Kelsy Meyer est Senior Global Proposal Specialist chez Degreed. Elle se concentre sur la gestion stratégique des appels d’offres.